Dalam industri manufaktur, data engineering menjadi bagian penting dari hampir setiap proses. Mulai dari design, pembuatan drawing, BOM (Bill of Materials), hingga proses procurement, manufacturing, dan quality control, semuanya bergantung pada informasi yang berasal dari engineering. Namun, seiring bertambahnya kompleksitas product dan proses produksi, mengelola data engineering menjadi semakin menantang.
- CAD files tersimpan di berbagai folder.
- Drawing dikirim melalui email.
- BOM dikelola menggunakan spreadsheet.
- File dengan berbagai versi tersimpan di komputer masing-masing engineer.
- Ketika terjadi perubahan design, informasi tersebut harus dikomunikasikan kembali kepada berbagai pihak.
Semua proses tersebut mungkin terlihat seperti bagian dari pekerjaan sehari-hari yang biasa dilakukan. Namun tanpa disadari, data engineering yang tidak terhubung dapat menciptakan biaya tersembunyi yang terus bertambah.
Ketika Data Engineering Tersebar di Berbagai Tempat
Bayangkan sebuah perusahaan manufaktur yang sedang mengembangkan sebuah product baru. Engineer membuat design menggunakan CAD. Setelah design selesai, drawing dikirim ke procurement untuk kebutuhan purchasing dan ke manufacturing untuk persiapan produksi. BOM kemudian digunakan sebagai acuan untuk menentukan material dan component yang dibutuhkan.
Pada tahap awal, semuanya terlihat berjalan dengan baik. Namun kemudian terjadi perubahan design. Engineer memperbarui salah satu component dan membuat revision baru. Drawing sudah diperbarui, tetapi procurement masih memiliki copy BOM sebelumnya. Di sisi lain, manufacturing mungkin masih menggunakan drawing yang tersimpan di shared folder.
Tidak ada satu sistem yang memastikan bahwa semua pihak menggunakan informasi terbaru. Akibatnya, satu perubahan kecil pada design dapat menimbulkan berbagai masalah:
- Material yang dibeli tidak sesuai dengan design terbaru.
- Production menggunakan drawing dengan revision yang salah.
- Engineer harus menghabiskan waktu mencari file yang benar.
- Team perlu melakukan pengecekan dan konfirmasi berulang kali.
- Rework harus dilakukan karena production menggunakan data yang outdated.
- Project mengalami delay karena perubahan tidak tersampaikan dengan baik.
Masalahnya bukan karena perusahaan tidak memiliki data, tetapi data tersebut tidak terhubung dan tidak dikelola sebagai satu sumber informasi yang terpercaya.
Biaya Tersembunyi di Balik Data yang Tidak Terhubung
Ketika membahas efisiensi manufacturing, perusahaan biasanya melihat biaya yang mudah diukur seperti material, machine downtime, atau tenaga kerja. Namun ada biaya lain yang sering tidak terlihat secara langsung: waktu yang dihabiskan untuk mencari, memeriksa, mengonfirmasi, memperbaiki, dan mengulang pekerjaan akibat engineering data yang tidak terkelola dengan baik.
Seorang engineer mungkin hanya membutuhkan beberapa menit untuk mencari file yang benar. Tetapi jika hal tersebut terjadi berkali-kali dalam sehari dan dilakukan oleh banyak engineer selama berbulan-bulan, waktu yang hilang dapat menjadi sangat besar. Hal yang sama terjadi ketika team harus melakukan pekerjaan ulang karena menggunakan informasi yang salah. Sebuah drawing yang outdated mungkin terlihat seperti masalah kecil. Namun jika drawing tersebut sudah digunakan untuk membeli material atau membuat component, dampaknya dapat berkembang menjadi:
Incorrect data → Rework → Additional cost → Production delay
Inilah yang membuat disconnected engineering data menjadi sebuah business problem, bukan sekadar masalah administrasi file.
Ketika Satu Perubahan Tidak Sampai ke Semua Pihak
Salah satu tantangan terbesar dalam engineering adalah memastikan setiap perubahan design dapat dikomunikasikan dan digunakan oleh pihak yang tepat. Dalam proses manufacturing, engineering data tidak berhenti di meja engineer. Data tersebut berpindah dari satu proses ke proses lainnya:
Engineering → Procurement → Manufacturing → Quality → Operations
Setiap proses bergantung pada informasi yang sama. Ketika informasi tersebut dikelola secara manual, risiko terjadinya disconnect semakin besar. Sebagai contoh, engineer melakukan perubahan terhadap sebuah component. Design dan drawing sudah diperbarui, tetapi informasi tersebut belum diterapkan pada BOM yang digunakan oleh procurement. Procurement kemudian membeli material berdasarkan informasi lama. Manufacturing menerima material tersebut dan mulai melakukan production.
Ketika masalah ditemukan, team harus melakukan investigasi untuk mengetahui:
- Revision mana yang digunakan?
- Siapa yang melakukan perubahan?
- Kapan perubahan dilakukan?
- Apakah drawing sudah di-release?
- Apakah BOM sudah diperbarui?
- Siapa saja yang sudah menggunakan data tersebut?
Tanpa sistem yang dapat memberikan visibility dan traceability, proses tersebut dapat memakan waktu yang tidak sedikit.
Dari Shared Folder Menuju Single Source of Truth
Solusi terhadap masalah ini bukan berarti perusahaan harus mengganti seluruh software yang sudah digunakan. CAD tetap dibutuhkan untuk design, ERP tetap dibutuhkan untuk mengelola proses bisnis dan operations, software manufacturing tetap digunakan untuk production. Yang dibutuhkan adalah sebuah fondasi yang dapat membantu menghubungkan dan mengelola engineering data secara terstruktur.
Di sinilah konsep Product Data Management (PDM) menjadi penting.
PDM membantu perusahaan mengelola data product dan engineering secara terpusat sehingga team dapat bekerja dengan informasi yang lebih terkontrol dan terpercaya. Dengan PDM, perusahaan dapat mengelola berbagai aspek engineering data, seperti:
- CAD files dan drawing
- Version dan revision
- Parts dan assemblies
- BOM
- Engineering change
- Access dan permissions
- Approval dan release workflow
- History dan traceability
Autodesk Vault: Mengelola Engineering Data Secara Lebih Terstruktur
Autodesk Vault dirancang untuk membantu perusahaan mengelola engineering data secara terpusat dan terkontrol, sekaligus mendukung workflow yang berkaitan dengan design dan product development. Dengan Vault, CAD files, drawing, dan dokumen terkait dapat dikelola dalam satu lingkungan dengan version dan revision control yang lebih terstruktur.
Engineer tidak lagi harus bergantung pada folder pribadi atau berbagai copy file untuk mengetahui data mana yang terbaru. Team juga dapat memiliki visibility yang lebih baik terhadap status sebuah file atau design, termasuk perubahan dan proses approval yang telah dilakukan. Hal ini membantu menciptakan single source of truth untuk data engineering. Artinya, ketika engineer, designer, atau pihak lain membutuhkan informasi mengenai sebuah product, mereka memiliki satu sumber data yang dapat menjadi acuan bersama.
Dari Engineering Data Management Menuju Connected Manufacturing
Semakin kompleks proses manufacturing, semakin besar pula kebutuhan perusahaan untuk memiliki data engineering yang terhubung. Data engineering tidak hanya digunakan oleh engineer. Data tersebut menjadi bagian dari rantai proses yang lebih besar, mulai dari design, procurement, manufacturing, hingga quality dan operations. Karena itu, kemampuan perusahaan untuk mengelola data engineering dengan baik dapat menjadi salah satu fondasi penting dalam meningkatkan efficiency dan collaboration.
Transformasi digital di manufacturing tidak selalu harus dimulai dari implementasi teknologi yang paling kompleks. Terkadang, langkah pertama justru dimulai dari pertanyaan sederhana:
Apakah seluruh team kita benar-benar bekerja menggunakan data yang sama?
Jika jawabannya belum, mungkin sudah waktunya melihat kembali bagaimana data engineering disimpan, dibagikan, dikontrol, dan digunakan dalam proses sehari-hari. Karena pada akhirnya, masalahnya bukan tentang memiliki lebih banyak data. Yang dibutuhkan adalah data yang terhubung, terkontrol, dan dapat dipercaya.
Dan dengan fondasi Product Data Management seperti Autodesk Vault, perusahaan dapat mulai membangun proses engineering yang lebih terstruktur, mengurangi friction, meningkatkan collaboration, dan membantu memastikan bahwa informasi yang tepat selalu tersedia ketika dibutuhkan.
Informasi lebih lanjut hubungi autodesk.vertical@metrodata.co.id
